ระเบียบปฏิบัติสำหรับการจัดเก็บเอกสารนอกสถานประกอบการ ประกอบด้วย

พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543
มาตรา 13 ผู้มีหน้าจัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ทำการ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำหรือสถานที่ที่ใช้เป็น ที่ทำงานเป็นประจำ เว้นแต่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีจะได้รับอนุญาตจากสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชี ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่นได้

การขออนุญาตและการอนุญาตตามวรรคหนึ่งให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์และวิธีการ ที่อธิบดีกำหนดและในระหว่างรอการอนุญาตให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ในสถานที่ที่ยื่นขอนั้นไปพลางก่อนได้

ในกรณีที่จัดทำบัญชีด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมืออื่นใดในสถานที่อื่นใด ในราชอาณาจักรที่มิใช่สถานที่ตามวรรคหนึ่ง แต่มีการเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมือนั้น มายังสถานที่ตามวรรคหนึ่ง กรณีดังกล่าวนี้ให้ถือว่าได้มีการเก็บรักษาบัญชีไว้ ณ สถานที่ตามวรรคหนึ่งแล้ว

มาตรา 14 ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลง บัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันปิดบัญชีหรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชีและเอกสารตามมาตรา 17

เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของกิจการประเภทใดประเภทหนึ่ง ให้อธิบดีโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรีมีอำนาจกำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการ ลงบัญชีไว้เกินห้าปีแต่ต้องไม่เกินเจ็ดปีได้

มาตรา 31 ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีผู้ใดไม่ปฏิบัติตามมาตรา 11 วรรคสาม มาตรา 13 มาตรา 14 มาตรา 15 หรือมาตรา 17 ต้องระวางโทษปรับไม่เกินห้าพันบาท

อ้างอิง: http://www.dbd.go.th/thai/law/prb2543.phtml [1]

พระราชบัญญัติศุลกากร ฉบับที่17 พ.ศ. 2543
มาตรา 9 ให้เพิ่มความต่อไปนี้เป็นมาตรา 113 ทวิแห่งพระราชบัญญัติศุลกากร พระพุทธศักราช 2469

" มาตรา 113 ทวิ ให้ผู้นำของเข้า ผู้ส่งของออก ตัวแทนของเรือ ตัวแทนของบุคคลดังกล่าวหรือบุคคลซึ่งเกี่ยวข้องตามที่อธิบดีกำหนด มีหน้าที่เก็บและรักษาบัญชี เอกสาร หลักฐานและข้อมูล ไม่ว่าในสื่อรูปแบบใด ๆ ที่บุคคลดังกล่าวใช้อยู่ซึ่งเกี่ยวข้องกับของใด ๆ ที่กำลังผ่านหรือได้ผ่านศุลกากรไว้ ณ สถานที่ประกอบการหรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกำหนด เป็นเวลาไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่นำของเข้าหรือส่งของออก

ในกรณีที่บุคคลหรือนิติบุคคลตามวรรคหนึ่งเลิกประกอบกิจการ ให้บุคคลหรือนิติบุคคลหรือผู้
ชำระบัญชีของนิติบุคคลนั้น เก็บและรักษาบัญชี เอกสาร หลักฐานและข้อมูลดังกล่าว ณ สถานที่อธิบดีกำหนด ต่อไปอีกสองปีนับแต่วันเลิกประกอบกิจการ

ให้อธิบดีมีอำนาจประกาศกำหนดชนิดของเอกสารที่บุคคลตามวรรคหนึ่งมีหน้าที่เก็บและรักษา รวมทั้งหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขในการเก็บและรักษาบัญชี เอกสาร หลักฐานและข้อมูลดังกล่าว

ผู้ใดไม่ปฏิบัติตามวรรคหนึ่งหรือวรรคสอง หรือฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ วิธีการและ
เงื่อนไขตามวรรคสาม ต้องระวางโทษจำคุกไม่เกินหกเดือน หรือปรับไม่เกินห้าหมื่นบาท หรือทั้งจำทั้งปรับ"

อ้างอิง: http://www.customs.go.th/Law/law_act2543_17.htm [2]

ประกาศกรมศุลกากร ที่26/2543
เรื่อง การจัดเก็บและรักษาบัญชี เอกสาร หลักฐาน หรือข้อมูล ไม่ว่าในสื่อรูปแบบใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการนำเข้าหรือส่งออก
ข้อ 3. ประกาศกรมศุลกากรฉบับนี้ ให้ใช้บังคับแก่บุคคลธรรมดา หรือนิติบุคคล ดังนี้

3.1 ผู้นำของเข้ามาในราชอาณาจักร
3.2 ผู้ส่งของออกไปนอกราชอาณาจักร
3.3 ตัวแทนของเรือผู้รับบรรทุของตามข้อ 3.1 หรือ 3.2
3.4 ตัวแทนของบุคคลตามข้อ 3.1 ถึงข้อ 3.3
3.5 บุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องกับบุคคลตามข้อ 3.1 ถึงข้อ 3.4

ข้อ 5. ให้บุคคลตามข้อ 3. จัดเก็บเอกสารตามที่กำหนดไว้ ณ สถานประกอบการของตนหรือสถานที่อื่นตามที่ได้รับอนุมัติจากอธิบดี

อ้างอิง: http://www.customs.go.th/UploadFile/Declaration/A0707005.doc [3]

คำสั่งกรมสรรพากร ที่ท.ป. 71/2540
เรื่อง การเก็บและรักษารายงาน ใบกำกับภาษีสำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานไว้ ณ สถานที่อื่นที่อธิบดีกำหนด

ข้อ 2 ในกรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน ซึ่งมีหน้าที่เก็บและรักษา รายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานไว้ ณ สถานประกอบการที่จัดทำรายงานนั้น มีความประสงค์จะเก็บและรักษารายงาน ใบกำกับภาษีสำเนา ใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานของปีภาษีก่อนปีภาษีปัจจุบันไว้ณ สถานประกอบการแห่งอื่นหรือสถานที่แห่งอื่น นอกจากสถานประกอบการที่จัดทำรายงานนั้น ให้ยื่น คำร้องเป็นหนังสือต่ออธิบดีกรมสรรพากรผ่านสรรพากรพื้นที่ ณ สำนักงานสรรพากรพื้นที่ ที่สถานประกอบการที่มีหน้าที่ต้องจัดทำรายงาน ใบกำกับภาษีสำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานตั้งอยู่" ( แก้ไขเพิ่มเติมโดยคำสั่งกรมสรรพากรที่ท.ป. 116/2545 ใช้บังคับ 11 ตุลาคม 2545 เป็นต้นไป )

ในกรณีที่ผู้ประกอบการมีสถานประกอบการหลายแห่ง ให้สถานประกอบการที่เป็นสำนักงานใหญ่เป็นผู้ยื่นคำร้องต่อผู้มีอำนาจตามวรรคหนึ่งคำร้องตามวรรคหนึ่งต้องมีรายการดังต่อไปนี้

(1) ประเภท ชนิด เดือน พ.ศ.ของรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับ ภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงาน ที่ขออนุญาตนำไปเก็บและรักษาไว้ ณ สถานที่อื่น
(2) สถานที่ที่ขออนุญาตนำเอกสารตาม (1) ไปเก็บและรักษาไว้แทนสถานประกอบการที่จัดทำรายงาน
(3) กำหนดระยะเวลาในการเก็บและรักษา
(4) เหตุผล และความจำเป็นในการขออนุญาต
(5) คำรับรองกรณีจะส่งมอบเอกสารตาม (1) ให้แก่เจ้าพนักงานประเมิน เพื่อทำการตรวจสอบภายในระยะเวลาที่เจ้าพนักงานประเมินกำหนด

อ้างอิง: http://www.rd.go.th/publish/3464.0.html [4]