มีการนำ Virtual Office และ Teleworking มาใช้ใช้ธุรกิจมากขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องจากเหตุผลหลายประการ ดังเช่น

• ลดต้นทุน โดยทั่วไป Virtual Office เสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่าสำนักงานจริง แม้ว่าองค์กรจะต้องลงทุนเพื่อการทำ Teleworking ไม่ว่าจะเป็นการอบรมพนักงาน หรืออุปกรณ์สื่อสารต่าง ๆ แต่ค่าใช้จ่ายโดยรวมมักจะถูกกว่าการจัดหาอาคารสำนักงานเพื่อใช้เป็นสถานที่ทำงาน
• เพิ่มผลงาน จากการที่สามารถลดเวลาที่ใช้ในการเดินทางลง ช่วยให้พนักงานมีเวลาพักผ่อนคลายเครียดและเตรียมตัวทำงานได้มากขึ้น การได้ทำงานอยู่ในสภาพการทำงานที่สะดวกสบายเช่นที่บ้าน และการไม่มีตารางเวลาในการทำงานที่ตายตัว ทำให้พนักงานสามารถวางแผนการทำงานของตนเอง และสามารถรวมเอากิจกรรมในเวลาว่างกับงานเข้าไว้ด้วยกันได้
• เพิ่มโอกาสในการทำงาน องค์กรสามารถค้นหาบุคลากรที่มีฝีมือ มีความชำนาญในด้านต่าง ๆ มาร่วมงานโดยผ่านระบบเครือข่ายได้ด้วย
• ความคล่องตัวขององค์กร สามารถปรับเปลี่ยนโครงสร้างขององค์กรได้โดยง่ายหากต้องการโอนย้ายหน้าที่ของพนักงาน และการขยาย Virtual Office อาจไม่จำเป็นต้องเพิ่มพนักงาน แต่สามารถขยายเฉพาะระบบสำนักงานอัตโนมัติได้
• สามารถเปิดทำการได้ตลอด 24 ชั่วโมง เทคโนโลยีหลายอย่างสามารถให้บริการลูกค้าแทนพนักงานที่เป็นคนได้ ไม่ว่าจะเป็นการให้บริการสารสนเทศ หรือให้ความช่วยเหลือ การรับคำสั่งซื้อ และการรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิตบนเว็บ หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติต่าง ๆ ช่วยให้องค์กรของคุณสามารถเปิดให้บริการ และเงินทองสามารถไหลเข้ากระเป๋าคุณได้ แม้ในขณะที่คุณหลับอยู่
• ความคล่องตัว และความมีอิสระของพนักงาน พนักงานมีโอกาสเลือกงานที่ตรงกับความชอบ และความถนัดของตนได้มากขึ้น สามารถมีเวลาให้กับครอบครัวมากขึ้น และมีคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น
• การไม่มีข้อจำกัดเรื่องเนื้อที่ เนื่องจากไม่จำเป็นต้องใช้อาคารสำนักงานจริง
• การไม่ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่อยู่ ช่วยเพิ่มโอกาสในการลงทุน สามารถเข้าถึงทรัพยากรและบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะในท้องถิ่นได้โดยตรง
• ความใกล้ชิดกับลูกค้า การปฏิบัติงานแบบแยกศูนย์ (Decentralized Operations) ทำให้พนักงานขององค์กรสามารถเข้าไปทำงานได้ใกล้ชิดกับลูกค้ามากขึ้น ช่วยให้ใช้พนักงานจำนวนน้อยลง ในขณะเดียวกันสามารถให้บริการลูกค้ามากขึ้นได้ จึงเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการให้บริการลูกค้าได้ทางหนึ่ง
• ความเป็นองค์กรเสมือนจริง (Virtual Organization) ช่วยให้พนักงานที่อยู่ในสถานที่ต่างกันสามารถประสานงานกันได้
• ลดมลภาวะของสิ่งแวดล้อม การที่พนักงานไม่จำเป็นต้องเดินทางไปยังสำนักงานที่อยู่ห่างไกล ทำให้สามารถช่วยลดปัญหาการจราจร ลดความแออัดยัดเยียดของประชากรในเมือง และลดการสร้างมลภาวะต่อสิ่งแวดล้อมลงได้

การติดต่อสื่อสาร Collaboration ภายในองค์กรที่มี Teleworkers

การติดต่อสื่อสารระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์กรอาจแบ่งได้เป็น 2 แบบ คือแบบเป็นทางการเช่น การประชุม และแบบไม่เป็นทางการ เช่น การพบกันโดยบังเอิญ ในกรณีที่มีการนำ Teleworking มาใช้ พนักงานในองค์กรจะอยู่กระจัดกระจายกันตามสถานที่ต่าง ๆ จึงต้องมีการนำเทคโนโลยีสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้งาน

สำหรับการสื่อสารแบบเป็นทางการ เช่น ในการบริหารงานจากระยะไกล เราสามารถนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ช่วยในการแลกเปลี่ยนสารสนเทศ โดยกำหนดรูปแบบของการติดต่อให้เป็นทางการได้ แต่ในการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการได้ แต่ในการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ การติดต่อผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ไม่สามารถทดแทนการพบปะพูดคุยกันต่อหน้าจริง ๆ ได้ เนื่องจากอาจทำให้ความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการระหว่างพนักงานลดลง โดยอาจทำให้เกิดความรู้สึกโดดเดี่ยว และขาดการติดต่อกับสังคม จนอาจถึงกับทำให้ขาดมนุษยสัมพันธ์ไปเลยก็ได้

นอกจากนี้ ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยในการสื่อสารจากระยะไกล ก็คือความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน เนื่องจากการ ที่จะเข้าใจคู่สนทนาได้อย่างถูกต้อง จำเป็นต้องอาศัยภาษาที่สามารถสื่อความหมายได้ตรงกัน อยู่บนธรรมเนียมเดียวกัน ในใจความเดียวกัน สถานการณ์เดียวกัน และทั้งสองฝ่ายจะต้องมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องที่สนทนาพอ ๆ กัน โดยปราศจากอคติ อีกทั้งยังต้องเข้าใจเจตนาของอีกฝ่ายหนึ่งได้ถูกต้องด้วย ทั้งนี้เนื่องจากสื่ออิเล็กทรอนิกส์ส่วนใหญ่ไม่สามารถแสดงอวัจนภาษา อันได้แก่ น้ำเสียง สีหน้า แววตา อากัปกิริยา และท่าทาง ต่าง ๆ ได้ และการสื่อความหมายเดียวกันในสถานการณ์ต่างกันก็สามารถตีความต่างกันได้ จึงได้มีความพยายามที่จะแก้ปัญหาดังกล่าวข้างต้น ด้วยการใช้เทคโนโลยีที่ช่วยให้สามารถรับรู้อวัจนภาษาของคู่สนทนา และช่วยเพิ่มโอกาสที่จะรับรู้สารสนเทศจากคู่สนทนาได้อย่างถูกต้องมากขึ้นด้วย เช่น โทรศัพท์แบบมีจอภาพ (Video Telephony) และการประชุมทางไกลผ่านจอภาพ (Video Conferencing) เป็นต้น

การประเมินผลงานของ Teleworkers

ในการประเมินผลการทำงาน เวลาเป็นองค์ประกอบหลักอันหนึ่งที่ถูกนำมาใช้เป็นตัววัด แต่ผลที่ได้จะถูกต้องเพียงใดย่อมขึ้นอยู่กับความเหมาะสมในการนำไปใช้งาน

จากการที่ Teleworking ทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถทำงานอยู่ ณ ที่ใด ๆ ในโลกก็ได้ อาจทำให้เกิดปัญหาในการใช้เวลาเป็นตัววัดเนื่องจากพนักงานแต่ละคนอาจอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกันได้ องค์กรจึงต้องกำหนดเวลามาตรฐานของตนขึ้น เช่น อาจกำหนดให้ส่งงานภายในเวลา 17:00 น. ตามเวลาของสำนักงาน หลักซึ่งอยู่ในประเทศไทย เป็นต้น

เนื่องจากเวลาเป็นทรัพยากรอย่างหนึ่ง องค์กรจึงจำเป็นต้องมีวิธีการในการจัดสรรและควบคุมการใช้เวลาให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ในการทำงานแบบปกติ เวลาที่พนักงานเข้าและออกจากงาน รวมทั้งจำนวนวันที่ขาดงานได้ถูกใช้เป็นตัววัดหลักอันหนึ่ง เนื่องจากเป็นสิ่งที่สามารถตรวจสอบได้โดยตรง แต่เวลาก็ไม่สามารถใช้วัดปริมาณผลงานของพนักงานได้อย่างเที่ยงตรง เนื่องจากพนักงานแต่ละคนให้เวลากับการทำงานต่างกัน และผลิตผลงานได้เร็วไม่เท่ากัน ดังนั้นการใช้เวลาเป็นตัวประเมิน Teleworkers ย่อมจะยิ่งมีความเที่ยงตรงน้อยกว่า เนื่องจากไม่สามารถตรวจสอบได้โดยตรง จึงมีผู้เสนอว่าอาจประเมิน Teleworkers ได้จากความบ่อยของการติดต่อกับสำนักงานหลัก ระยะเวลาที่เข้ามาใช้ระบบและปริมาณการใช้งานซีพียู

อย่างไรก็ดี ตัววัดดังกล่าวก็ยังไม่อาจบ่งบอกปริมาณผลงานของพนักงานได้โดยตรง พนักงานบางคนอาจติดต่อกับสำนักงานหลักบ่อย ๆ ด้วยเหตุผลทางสังคม พนักงานบางคนหลังจากลงบันทึกเข้าใช้งานระบบแล้วอาจทิ้งเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนไปทำงานอื่น และพนักงานบางคนอาจใช้ซีพียูอย่างสิ้นเปลือง แต่กลับได้ผลงานน้อยก็เป็นได้ ตัววัดเหล่านี้จึงยังคงไม่สามารถแก้ปัญหาของการใช้เวลาเป็นตัวประเมิน Teleworkers ได้

นอกจากเวลาแล้ว เรายังอาจใช้สิ่งอื่น ๆ มาประเมินการทำงานได้ เช่น รายงานประจำสัปดาห์ หรือจำนวนครั้งที่ไปเยี่ยมเยียนลูกค้าในองค์กรที่มี Teleworkers ผู้บริหารจึงไม่ใช่ "ผู้นำ" อีกต่อไป หากแต่จะเป็นเหมือนกับ "โค้ช" มากกว่า เนื่องจากแทนที่จะประเมินงานด้วยสายตาว่าพนักงานมาทำงานสม่ำเสมอ และทำงานด้วยความขยันขันแข็งเพียงใด อาจจำเป็นต้องประเมินงานด้วยผลที่ได้จากการทำงานแทน

ผลกระทบต่อสังคม

ด้วยข้อจำกัดบางประการในการสื่อสาร Virtual Office และ Teleworking อาจก่อให้เกิดความเข้าใจผิดกันระหว่างผู้ร่วมงาน อาจทำให้พนักงานมีความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานลดลงอาจทำให้พนักงานรู้สึก โดดเดี่ยว ขาดการติดต่อกับสังคม ขาดมนุษยสัมพันธ์ จนไปถึงอาจขาดความตระหนักในปัญหาของสังคมส่วนรวมที่ทุกคนควรช่วยกันแก้ไข จึงได้มีการคิดค้นเทคโนโลยีใหม่ ๆ ขึ้นมา เพื่อลดข้อจำกัดดังกล่าว เช่น โทรศัพท์แบบมีจอภาพ หรือการประชุมจากทางไกลผ่านจอภาพ เป็นต้น อย่างไรก็ดีเทคโนโลยีดังกล่าวยังคงมีราคาค่อนข้างสูงอยู่ การป้องกันปัญหาด้วยวิธีอื่นจึงอาจทำได้ง่ายกว่า เช่น การจัดงานกีฬาสีประจำให้พนักงานได้มีโอกาสพบปะพูดคุยกันต่อหน้าจริง ๆ หรือการใช้สื่อประชาสัมพันธ์ต่าง ๆ เพื่อแจ้งให้พนักงานทุกคนทราบความเป็นไปขององค์กร ทำให้พนักงานคงความรู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร และรักษาความผูกพันกับองค์กรเอาไว้ได้

สำหรับผลกระทบต่อสังคมในด้านบวกของ Virtual Office และ Teleworking ก็มีไม่น้อย เพราะการสื่อสารที่ทันสมัยช่วยให้ผู้ร่วมงานสามารถติดต่อกันได้สะดวกขึ้น ยกตัวอย่างเช่น การใช้โมเด็มไร้สาย หรือโมเด็มแบบบัตร PCMCIA ร่วมกับโทรศัพท์มือถือแบบดิจิตอล หรือโทรศัพท์มือถือแบบ Smart Phone จะช่วยให้สามารถรับและส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางอินเทอร์เน็ต ได้จากแทบทุกหนทุกแห่ง ช่วยให้โลกแคบลง จนสามารถขยายกิจการออกไปยังต่างท้องถิ่น หรือแม้แต่ในต่างประเทศได้ เช่น เว็บที่สามารถนำโฆษณาของร้านเล็ก ๆ ข้างถนนไปปรากฏบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ในต่างประเทศได้ ทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างชนชาตที่ต่างกันมีความแน่นแฟ้นมากขึ้น

บทสรุป

แม้ว่าเทคโนโลยีระดับสูงหลายอย่างโดยเฉพาะอินเทอร์เน็ต จะช่วยสนับสนุนให้สามารถนำ Virtual Office และ Teleworking มาใช้งานได้ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่า Teleworking จะสามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้กับงานทุกประเภทหรือพนักงานทุกคนในองค์กร หากแต่จะต้องมีการพิจารณาลักษณะของงาน และพนักงานเสียก่อน

Teleworking จำเป็นต้องอาศัยพนักงานที่มีคุณภาพ เนื่องจากผู้บริหารไม่สามารถตรวจสอบได้อย่างใกล้ชิด และพนักงานมีความอิสระในการทำงาน จึงจำเป็นต้องอาศัยวินัยในตนเอง และความรู้พื้นฐานเพื่อที่จะสามารถช่วยเหลือตนเองได้ งานที่สามารถทำแบบ Teleworking ได้มักจะเป็นงานที่มีการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้าช่วย มีขั้นตอนการทำงานที่เป็นรูปแบบมาตรฐาน และมีการพบปะกันต่อหน้ากับพนักงานผู้อื่นน้อย ส่วนผู้บริหารก็จำเป็นต้องบริหารโดยการประเมินจากผลงานมากกว่าการประเมินด้วยสายตา เห็นได้ว่า Teleworking ไม่เพียงเปลี่ยนวิถีชีวิตของคนทำงานเท่านั้น แต่ยังเปลี่ยนแนวคิดของการจัดโครงสร้างและการจัดการองค์กรอย่างสิ้นเชิง โจทย์ที่นักบริหารยุคใหม่จะต้องแก้ คือจะวางแผนการใช้ทรัพยากรบุคคลผ่านระบบเครือข่ายโทรคมนาคมอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดได้อย่างไร

องค์กรใดก็ตามที่ต้องการนำ Teleworking มาใช้ จะต้องตระหนักในความจริงดังกล่าวข้างต้นให้ดี และจะต้องมีการเตรียมบุคลากรให้มีประสิทธิภาพ ซึ่งต้องอาศัยความพยายามและต้นทุนมากขึ้นในระยะแรก ซึ่งเป็นเหตุผลหนึ่งที่ทำให้การนำ Teleworking มาใช้ยังไม่ได้รับความนิยมเท่าที่ควร ทั้งนี้เป็นเพราะเทคโนโลยี ที่ถูกนำมาใช้กับ Teleworking ได้ถูกพัฒนาขึ้นจากภายนอกองค์กร โดยไม่ได้ถูกออกแบบเอาไว้ให้สามารถรองรับพนักงานที่ไม่มีคุณภาพได้ แต่ในระยะยาว Teleworking มักจะใช้ต้นทุนต่ำกว่า

อย่างไรก็ดี Virtual Office และ Teleworking จะถูกใช้เป็นอีกกลยุทธ์หนึ่งที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของบริการให้เข้าถึงลูกค้าให้มากขึ้น และด้วยสภาพการแข่งขันที่สูงขึ้นในทุกธุรกิจ การจราจรที่ติดขัดในเมืองหลวง และสภาพสิ่งแวดล้อมเป็นพิษที่รุนแรงขึ้นในปัจจุบัน จะทำให้มีผู้นำ Virtual Office และ Teleworking มาใช้มากขึ้นเรื่อย ๆ ในอนาคต เพื่อช่วยให้บุคคลสามารถปฏิบัติงานได้จากทุกหนแห่ง