โปรแกรม ระบบจัดเก็บเอกสาร e-Filing เป็นโปรแกรมซอฟแวร์ที่พัฒนาขึ้นมาใช้งาน มีระบบจัดเก็บเอกสารและหนังสือราชการ ในรูปแบบของไฟล์รูปภาพ ผ่านเครือข่ายภายใน Intranet โดยอาศัยโครงสร้างของระบบจากโปรแกรมระบบจัดเก็บเอกสาร e-Filing สามารถจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ แยกเรียงลำดับวันเดือนปีที่จัดเก็บและสามารถค้นหานำออกมาใช้งานได้อย่างรวดเร็ว เพื่อแก้ปัญหาการทำงานของบุคลากรที่ปฏิบัติงานด้านงานธุรการในการ ลงทะเบียน รับ–ส่ง เอกสารที่หน่วยงานอื่น หรือโรงเรียนในสังกัดที่ส่งถึงในแต่ละวันที่มีเป็นจำนวนมาก อีกทั้ง เป็นการแก้ปัญหาการจัดเก็บเอกสารที่ไม่มีระบบแน่นอนตกหล่น สูญหาย และการค้นหา จาก แหล่งเก็บที่ล่าช้า

ระบบจัดเก็บเอกสาร และหนังสือราชการผ่านเครือข่าย e-Filing จัดตั้งขึ้น โดยมีจุดประสงค์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดปัญหาความผิดพลาด ตกหล่น หรือเอกสารสูญหาย เมื่อทำการรับข้อมูลหนังสือราชการ และหนังสือเวียนระหว่างสำนักงาน และนำไปปฏิบัติได้โดยไม่เกิดความล่าช้าจากระบบงานเอกสารโปรแกรม e-Filing ออกแบบมา เพื่อเพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บเอกสารสำนักงาน โดยผ่านเครื่องสแกนภาพ (Scanner) และจัดเก็บเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย (Server) เอกสารทุกฉบับ ที่ทำการจัดเก็บจะไม่สามารถเพิ่มหรือแก้ไข
ข้อความได้ โดยระบบจะตรวจสอบรหัสผ่าน

การเตรียมการเพื่อใช้โปรแกรมระบบจัดเก็บเอกสาร e-Fililng
ระบบดังกล่าวจำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนดังต่อไปนี้

1. ฮาร์ดแวร์( Hardware) เป็นสิ่งที่สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาและสถานศึกษาจำเป็นต้องจัดให้กับกลุ่มงานในสำนักงานและสถานศึกษาได้แก่เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ต่อพ่วงและอุปกรณ์เชื่อมต่อระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต(Internet) ได้ แบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ
   1. เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย (Server) ควรมีคุณสมบัติหลัก ดังนี้
      1. หน่วยประมวลผลกลาง (CPU) ควรมีขนาดความเร็วนาฬิกาตั้งแต่ 2 GHz ขึ้นไป แนะนำที่ 3.2 MHz
      2. เมนบอร์ดมีความทนทานต่อการเปิดใช้งานตลอดเวลา
      3. ฮาร์ดดิสก์ (hard disk) ควรมีพื้นที่ตั้งแต่ 300 GB ขึ้นไป
      4. หน่วยความจำชั่วคราว (RAM) ตั้งแต่ 1024 MB ขึ้นไป
      5. แนะนำควรใช้ประมาณ 4 GB เพื่อรองรับปริมาณข้อมูลที่มีมากขึ้นทุกวัน
      6. เครื่องอ่านแผ่นซีดีรอม (CD-ROM Drive)
   2. เครื่องลูกข่าย (Clients) ควรมีคุณสมบัติหลัก ดังนี้
      1. หน่วยประมวลผลกลาง (CPU) ควรมีขนาดความเร็วนาฬิกาตั้งแต่ 900 MHz ขึ้นไป
      2. ฮาร์ดดิสก์ (hard disk) ควรมีพื้นที่ตั้งแต่ 200 GB ขึ้นไป
      3. หน่วยความจำชั่วคราว (RAM) ตั้งแต่ 512 MB ขึ้นไป
      4. เครื่องอ่านแผ่นซีดีรอม (CD-ROM Drive)
2. ซอฟต์แวร์ (Software) ส่งเสริมระบบในโปรแกรม e-Filing แบ่งออกเป็น 2 ประเภทด้วยกันคือ
   1. ระบบปฏิบัติการสำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย (Server)ใช้โปรแกรมที่เป็น Freeware ประเภท GNU License ได้แก่
      1. Linux Red Hat หรือ Windows Server 2003
      2. MySQL Database
   2. ระบบปฏิบัติการสำหรับเครื่องลูกข่าย
      1. Microsoft windows 98 หรือสูงกว่า เช่น windows XP
      2. Web Browser ใช้ Microsoft Internet Explorer เวอร์ชั่น 5.5 ขึ้นไป
3. บุคลากร (Peopleware) ที่ใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร e-Filing นี้ได้ จำเป็นต้องใช้บุคลากรที่สามารถใช้โปรแกรมได้ ดูแลระบบได้ ควรมีความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ เพราะระบบ e-Filing ที่มีอยู่จะเกิดประโยชน์สูงสุดได้ขึ้นกับความสามารถของบุคลากรดังกล่าวคือ ผู้ใช้และผู้ดูแลระบบซึ่งผู้ใช้อาจได้ เป็น 3 ระดับ คือ
   1. ผู้มีอำนาจสั่งการ ได้แก่ ผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาหรือ รองผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา ผู้ได้รับมอบหมาย
   2. ผู้จัดส่งและผู้จัดเก็บเอกสารส่วนกลางและผู้ใช้ตามกลุ่มงานต่าง ๆ
   3. ผู้ดูแลระบบ จะเป็นผู้ซ่อมบำรุงและควบคุมการใช้งานควรเป็นผู้มีความสามารถ ด้านฮาร์ดแวร์ และระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ สามารถติดตั้งโปรแกรมดูแลรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วง แก้ไขปัญหาพื้นฐานต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานได้

หลักการทำงานเบื้องต้นของโปรแกรม ระบบจัดเก็บเอกสาร e–Filing

1. คัดแยกเอกสารออกเป็นกลุ่มงาน ทำการสแกนเข้าไป ระบบในโปรแกรมจะทำการเรียงลำดับเลขที่ให้โดยอัตโนมัติ
2. สามารถรองรับการจัดเก็บเอกสารมากกว่าร้อยรายการ
3. จัดเก็บเอกสารได้ถึงครั้งละ 1,500 แผ่น ภายในเวลา 1 ชั่วโมง
4. ปรับปรุงการค้นหาเอกสารของแต่ละกลุ่มโดยไม่ต้องรอบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
5. สามารถพิมพ์รายงานที่ต้องการ ออกมาได้โดยไม่ต้องรอนำตัวจริง เพื่อไปถ่ายเอกสารอีกครั้ง

ประโยชน์ที่จะได้รับจากโปรแกรม ระบบจัดเก็บเอกสาร  e-Filing

1. โปรแกรมสามารถจัดเก็บเอกสารได้อย่างรวดเร็วโดยไม่จำกัด
   จำนวน
2. โปรแกรมสามารถค้นหาเอกสารได้อย่าง สะดวก รวดเร็ว
   และทันเวลา
3. โปรแกรมจะแยกเอกสารให้ตามกลุ่มงาน และ หน่วยงาน
4. โปรแกรมจัดเก็บเอกสารโดยผ่านเครื่องสแกนภาพ (Scanner)
5. การทำสารบัญ รับ-ส่ง หนังสือ ระบบในโปรแกรมจะจัดทำให้อัตโนมัติ
   รวดเร็ว
6. ลดการทำงานซับซ้อนยุ่งยากในการค้นหาเอกสาร
7. ประหยัดพื้นที่ของสำนักงานในการจัดเก็บเอกสาร