การจัดตั้งองค์กรเพื่อการดำเนินธุรกิจในประเทศไทยในปัจจุบันนั้น มีลักษณะที่แตกต่างกันโดยองค์กรประเภทหนึ่งอาจเหมาะสมต่อธุรกิจประเภทหนึ่งแต่อาจไม่เหมาะสมต่อการดำเนินธุรกิจในประเภทอื่นๆ อาทิเช่น การจัดตั้งห้างหุ้นส่วนอาจเหมาะสมกับธุรกิจที่มีขนาดกลางหรือขนาดเล็ก แต่อาจไม่เหมาะสมกับธุรกิจที่มีขนาดใหญ่ เป็นต้น ดังนั้น การพิจารณาเลือกลักษณะขององค์กรจึงขึ้นอยู่กับขนาดและลักษณะการประกอบธุรกิจนั้นๆ เป็นสำคัญ การจัดตั้งองค์กร ในลักษณะของบริษัทก็เป็นอีกรูปแบบหนึ่งในการจัดตั้งองค์กรเพื่อการดำเนินธุรกิจที่มีขนาดกลาง อย่างไรก็ตามหากบริษัทต้องการระดมทุนจากตลาดเข้าสู่องค์กรอาจจำต้องแปรสภาพบริษัทจำกัดเป็นบริษัทมหาชนจำกัด เนื่องจากกฎหมายกำหนดให้บริษัทมหาชนจำกัดสามารถนำหุ้นในบริษัทออกขายสู่ตลาดเพื่อระดมทุนเข้าสู่องค์กรได้ ซึ่งกรณีเช่นนี้บริษัทจำกัดไม่สามารถจะกระทำเช่นนั้นได้ แต่เนื่องจากการดำเนินการของบริษัทมหาชนซึ่งจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์นั้นมีผลกระทบต่อประชาชนโดยรวมและเศรษฐกิจทางการลงทุนของประเทศ กฎหมายจึงได้กำหนดหน้าที่ต่างๆ ให้บริษัทมหาชนนั้นๆ จะต้องดำเนินการ ทั้งนี้ เพื่อความโปร่งใสในการบริหารงานขององค์กร และเป็นข้อมูลให้ประชาชนทั่วไปที่ประสงค์จะลงทุนในบริษัทมหาชนจำกัดนั้นๆ สามารถนำไปพิจารณาก่อนการตัดสินใจในการลงทุน

บริษัทมหาชนจำกัดจึงจำต้องมีหน่วยงานที่สามารถจะแนะนำผู้บริหารของบริษัทให้ปฏิบัติให้ถูกต้องตามกฎหมาย และข้อกำหนดต่างๆ ทั้งนี้ เพื่อประโยชน์ของบริษัทเอง เนื่องจากบทลงโทษของการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยตลาดหลักทรัพย์ หรือกฎหมายว่าด้วยบริษัทมหาชนจำกัดนั้นมีโทษที่รุนแรง หน่วยงานนี้โดยปกติจะใช้ชื่อว่า "เลขานุการบริษัท (Company Secretary)" แต่ในบางบริษัทอาจใช้ชื่ออย่างอื่นแตกต่างกันไปได้มิได้เป็นข้อจำกัดไว้โดยเฉพาะเจาะจงแต่อย่างใด หน่วยงานดังกล่าวนี้จึงมีความสำคัญต่อบริษัทเป็นอย่างมาก ดังนั้น บริษัทมหาชนจำกัดจึงจำต้องมีหน่วยงานที่กล่าวนี้ไว้ ไม่ว่าจะเป็นการจัดจ้างบุคคลภายนอกเพื่อทำหน้าที่ดังกล่าว หรือจัดตั้ง หน่วยงานดังกล่าวไว้เป็นหน่วยงานภายในบริษัทเอง แต่อย่างไรก็ตามบริษัทก็จำต้องเข้าใจในหน้าที่ของหน่วยงานที่กล่าวนี้ เพื่อการมอบหมายหน้าที่ที่ถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์ของการจัดตั้ง หน่วยงานดังกล่าว

หน้าที่ของ "เลขานุการบริษัท (Company Secretary)" อาจจัดเป็นหมวดหมู่โดยหลักๆ ได้ ดังนี้

1. หน้าที่เป็นเลขานุการของคณะกรรมการบริษัท หน้าที่นี้เป็นหน้าที่หลักโดยทั่วไปของงานเลขานุการ มีหน้าที่ในการประสานงานเพื่อการจัดหาสถานที่ประชุมกรรมการบริษัท และการจัดประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัท ประสานงานกับกรรมการผู้จัดการเพื่อกำหนดวาระการประชุม และจัดทำหนังสือเชิญประชุมต่างๆ ดังกล่าวพร้อมทั้งประสานงานกับกรรมการบริษัททั้งหมดเพื่อการจัดประชุมดังกล่าว การจัดทำเอกสารประกอบวาระการประชุม การจดบันทึกรายงานการประชุมทั้งหมด การประสานงานผู้เกี่ยวข้องเพื่อการชี้แจงหรือให้ข้อมูลต่อที่ประชุมในแต่ละวาระของการประชุม เรื่องดังกล่าวนี้ไม่ใช่เป็นเพียงเรื่องเล็กน้อย เนื่องจากการดำเนินการจัดประชุมดังกล่าวหากดำเนินการไปโดยไม่ถูกต้องตามข้อบังคับของบริษัท จะทำให้การประชุมครั้งนั้นๆ ไม่มีผลตามกฎหมาย และบริษัทอาจมีความผิดตามกฎหมายได้
2. หน้าที่ดำเนินการตามมติที่ประชุมกรรมการ หรือมติที่ประชุมผู้ถือหุ้นอันเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงทางทะเบียนของบริษัท หน้าที่นี้เป็นกรณีที่ที่ประชุมคณะกรรมการบริษัท หรือ ที่ประชุมผู้ถือหุ้นมีมติใดๆ อันจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงทางทะเบียนของบริษัท เช่น ที่ประชุมมีมติให้เปลี่ยนแปลงกรรมการบริษัท เลขานุการบริษัทจะต้องดำเนินการประสานงานกับกรรมการใหม่เพื่อดำเนินการจดทะเบียนแก้ไขเปลี่ยนแปลงกรรมการบริษัทดังกล่าวในเอกสารทางทะเบียนของบริษัทต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ เป็นต้น ทั้งนี้ การดำเนินการดังกล่าวจะต้องดำเนินการให้เป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องด้วย การดำเนินการที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้บริษัทหรือกรรมการบริษัทมีความผิดตามกฎหมายได้
3. หน้าที่ให้คำปรึกษาแก่คณะกรรมการบริษัทในส่วนที่จะต้องปฏิบัติตามกฎ และระเบียบของคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ รวมทั้งข้อกำหนดของตลาด หลักทรัพย์แห่งประเทศไทย หน้าที่นี้เป็นหน้าที่หลักที่สำคัญอีกประการหนึ่งของเลขานุการบริษัท เนื่องจากบริษัทมหาชนจำกัดมีหน้าที่สำคัญในการดำเนินการตามกฎและระเบียบดังกล่าวซึ่งมีเป็นจำนวนมากและการดำเนินการที่ไม่ถูกต้องตามกฎและระเบียบดังกล่าวบริษัทจะต้องได้รับโทษที่ รุนแรง เช่น ในกรณีที่มีข่าวบางเรื่องที่เกี่ยวกับบริษัท ซึ่งตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยขอให้บริษัททำการชี้แจงภายในเวลาก่อนการเปิดตลาด บริษัทจะต้องรีบดำเนินการให้ทันภายในกำหนดเวลาดังกล่าว มิเช่นนั้นตลาดอาจไม่อนุญาตให้บริษัททำการซื้อขายหุ้นในวันนั้น ซึ่งจะทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย เป็นต้น หรือในกรณีที่กรรมการบริษัทถือหุ้นเกินกว่าที่กำหนดไว้ในกฎ ระเบียบ หรือข้อกำหนด ดังกล่าว บริษัทจะต้องรายงานการถือหุ้นดังกล่าวนั้น ต่อคณะกรรมการกำกับ หลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ภายในเวลาที่กำหนดมิเช่นนั้นจะมีความผิด หรือในกรณีที่บริษัทมีบริษัทในเครืออันจะต้องจัดทำรายการที่เกี่ยวโยงกัน ข้อบังคับของบริษัทจะต้องกำหนดเรื่องนั้นๆ ไว้ด้วย เป็นต้น ดังนั้น เรื่องนี้จึงเป็นเรื่องหลักที่สำคัญสำหรับบริษัทจดทะเบียนที่จำเป็นจะต้องมีเลขานุการบริษัทที่จะต้องให้คำปรึกษา และคำแนะนำแก่บริษัทและกรรมการบริษัทเพื่อการปฏิบัติที่ถูกต้อง
4. หน้าที่การจัดทำรายงานประจำปีของบริษัท การจัดทำรายงานประจำปีของบริษัทนั้น มีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับบริษัท เนื่องจากบริษัทมีหน้าที่จะต้องจัดทำรายงานประจำปีของบริษัทเพื่อเสนอต่อที่ประชุมผู้ถือหุ้นในวันประชุม ซึ่งโดยปกติจะต้องจัดทำรายงานประจำปี ดังกล่าวในจำนวนที่เพียงพอต่อผู้ถือหุ้น และเมื่อที่ประชุมได้ลงมติเห็นชอบแล้ว บริษัทต้องนำไปยื่นต่อคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ต่อไป แต่หากข้อความในรายงานประจำปีดังกล่าวมีข้อความไม่ครบถ้วนตามที่คณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์กำหนดไว้ (แบบ 69-1) คณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์จะแจ้งให้บริษัทจัดทำใหม่ให้ถูกต้องครบถ้วน บริษัทจะต้องทำใหม่ทั้งหมดเพื่อแจ้งแก่ผู้ถือหุ้น จะทำให้บริษัทเสียค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนมาก ดังนั้น การจัดทำรายงานประจำปีดังกล่าวจึงต้องจัดทำให้มีข้อความถูกต้องครบถ้วนตามที่คณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์กำหนด เลขานุการบริษัทจึงต้องจัดทำรูปเล่มและประสานงานกับ หน่วยงานต่างๆ ภายในบริษัทเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วน และข้อสำคัญอีกประการหนึ่งเกี่ยวกับรายงานประจำปีคือเรื่องการเปิดเผยข้อมูลซึ่งจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยด้วย จากเหตุที่ข้อกำหนดต่างๆ ของตลาดหลักทรัพย์และคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ที่มีเป็นจำนวนมากนี้จึงได้มีการจัดตั้งสมาคม Company Secretary ขึ้น โดยมีวัตถุประสงค์หลักในการเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับกฎเกณฑ์และระเบียบต่างๆ ของคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ หรือตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยให้แก่สมาชิกพร้อมทั้งมีการจัดฝึกอบรมเพื่อแนะนำแนวทางปฏิบัติแก่สมาชิก
5. มีหน้าที่เป็นนายทะเบียนหุ้นสำหรับบริษัทในเครือที่เป็นบริษัทจำกัด ในการดำเนินธุรกิจบริษัทมหาชนมักจะจัดตั้งบริษัทจำกัดขึ้นเพื่อดำเนินธุรกิจในด้านต่างๆ แยกออกจากบริษัทมหาชนจำกัดโดยบริษัทจำกัดนั้นเป็นบริษัทในเครือของบริษัทมหาชนจำกัด ดังนั้น หากบริษัทมหาชนมีบริษัทในเครือที่เป็นบริษัทจำกัด บริษัทจำกัดนั้นมีหน้าที่ตามกฎหมายกำหนดที่จะต้อง จัดให้มีสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นและเก็บรักษาไว้ในบริษัท โดยผู้ถือหุ้นสามารถตรวจดูได้ ดังนั้น โดยทั่วไปจะมอบหมายหน้าที่นี้ให้แก่เลขานุการบริษัทมหาชนซึ่งเป็นบริษัทแม่เป็นนายทะเบียนหุ้นของบริษัทในเครือด้วย เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงหุ้น การโอนหุ้น หรือการดำเนินการเกี่ยวกับหุ้นในบริษัทจำกัดนั้น จะต้องดำเนินการเปลี่ยนแปลงทะเบียนหุ้นของบริษัทและจะต้องแจ้งต่อกรมทะเบียนธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ด้วย ซึ่งการติดต่อกรมทะเบียนธุรกิจการค้าดังกล่าวในบริษัทมหาชนนั้นเป็นหน้าที่ของเลขานุการบริษัท และเลขานุการบริษัทจะทราบรายละเอียดเกี่ยวกับการ ติดต่อกรมทะเบียนธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ดีอยู่แล้ว ดังนั้น การมอบหมายให้เลขานุการบริษัทมีหน้าที่ดูแลในส่วนนี้จึงเป็นความเหมาะสมอย่างยิ่ง
6. มีหน้าที่เป็น Investor Relation เป็นการให้ข้อมูลต่างๆ แก่นักลงทุน ทั้งนี้ เนื่องจากจะเห็นได้ว่าจากหน้าที่ของเลขานุการทั้งหมดที่กล่าวมาจะเห็นได้ว่าเลขานุการบริษัทจะเป็นผู้ที่ใกล้ชิดกับผู้บริหารมากที่สุด การให้ข้อมูลแก่นักลงทุนก็เป็นส่วนหนึ่งในการเพิ่มความก้าวหน้าให้แก่บริษัท ดังนั้น ข้อมูลที่ไปถึงนักลงทุนจะต้องถูกต้องตรงตามที่ผู้บริหารของบริษัทประสงค์ที่จะเปิดเผยให้แก่นักลงทุน ข้อมูลบางอย่างผู้บริหารอาจเห็นว่ายังไม่ควรเผยแพร่ในขณะนั้นๆ ดังนั้น เพื่อป้องกันการเปิดเผยข้อมูลในส่วนที่บริษัทไม่ต้องการ จึงจำเป็นจะต้องมีผู้ที่จะคอยช่วยผู้บริหารของบริษัทเพื่อดูแลเรื่องต่างๆ เหล่านี้ และจากกฎเกณฑ์ต่างๆ ของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยได้กำหนดเรื่องการเปิดเผยข้อมูลเอาไว้ ทั้งนี้ เพื่อแสดงความโปร่งใสของบริษัทต่อประชาชนทั่วไป ดังนั้น ผู้ที่จะคอยแนะนำผู้บริหารเกี่ยวกับเงื่อนไขเรื่องการเปิดเผยข้อมูลดังกล่าวจะต้องเป็นผู้ที่เข้าใจในกฎเกณฑ์ดังกล่าวเป็นอย่างดี โดยได้กล่าวแล้วว่าหน้าที่ในการให้คำแนะนำแก่ผู้บริหารของบริษัทเกี่ยวกับกฎเกณฑ์และข้อกำหนดใดๆ ของตลาดหลักทรัพย์เป็นหน้าที่ของเลขานุการบริษัท ดังนั้น การแนะนำผู้บริหารเกี่ยวกับการเปิดเผยข้อมูลก็เป็นหน้าที่ของเลขานุการบริษัทด้วย

การจัดตั้งหน่วยงาน เลขานุการบริษัท

เมื่อบริษัทเห็นควรให้มีเลขานุการบริษัทเพื่อดำเนินการต่างๆ การดำเนินการจัดตั้งบริษัทสามารถจัดทำได้ ดังนี้

1. จัดจ้างที่ปรึกษาเพื่อดำเนินการดังกล่าว เนื่องจากกฎเกณฑ์และข้อกำหนดต่างๆ ของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยมีเป็นจำนวนมาก ผู้ที่มิได้ศึกษาหรือทำงานในด้านนี้มาโดยตรงอาจเกิดการผิดพลาดได้ ซึ่งข้อผิดพลาดดังกล่าวอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อบริษัท การจัดจ้าง ที่ปรึกษาจะทำให้ได้ผู้ที่มีความรู้ความชำนาญในด้านนี้มาช่วยปฏิบัติงานให้บริษัท ทำให้ลดการปฏิบัติที่ผิดพลาดต่อกฎเกณฑ์และข้อกำหนดต่างๆ อย่างไรก็ตาม ดังที่ได้กล่าวแล้วว่าเลขานุการบริษัทมีความใกล้ชิดกับผู้บริหาร และเป็นผู้ที่ทราบข้อมูลต่างๆ ของบริษัทดีในทุกๆ ด้าน ดังนั้น หากบริษัทจัดจ้างที่ปรึกษาเพื่อดำเนินการดังกล่าว บริษัทจำต้องระมัดระวังอย่างยิ่งเกี่ยวกับความลับทางธุรกิจของบริษัทซึ่งหากเปิดเผยไปอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย
2. จัดให้มีหน่วยงานภายในเพื่อดำเนินการในหน้าที่นี้ การมีหน่วยงานภายในของบริษัทเพื่อทำหน้าที่ดังกล่าวนี้อาจเป็นผลดีในการรักษาข้อมูลซึ่งเป็นความลับทางธุรกิจของบริษัท แต่ผู้ที่จะทำการดูแลในเรื่องนี้ จะต้องทราบข้อกำหนดและกฎเกณฑ์ต่างๆ ของคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ รวมทั้งข้อกำหนดและกฎเกณฑ์ของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยเป็นอย่างดี จะต้องเป็นผู้ที่ทราบการดำเนินธุรกิจของบริษัทเป็นอย่างดี ทราบวิธีการในการจัดการประชุมให้ถูกต้องตามข้อบังคับของบริษัท การจดบันทึกรายงานการประชุมที่ถูกต้องครบถ้วน และการติดต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ โดยในส่วนของกฎหมายอาจประสานงานกับนิติกรของบริษัทเพื่อดำเนินการต่างๆ ให้เป็นไปโดยถูกต้องตามกฎหมาย

ดังนั้น จะเห็นได้ว่าเลขานุการบริษัท หรือ Company Secretary นั้น มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัท การสรรหาบุคคลเพื่อมาทำหน้าที่ดังกล่าวมีความจำเป็นและเป็นความสำคัญยิ่งขึ้นไปกว่า โดยเฉพาะเมื่อปัจจุบันตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยได้ประกาศให้การแจ้งใดๆ ต่อตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยของบริษัทจดทะเบียน จะต้องจัดทำเป็นสองภาษาเสมอ กล่าวคือ ภาษาไทยจำนวน 1 ฉบับ และภาษาอังกฤษจำนวน 1 ฉบับ ดังนั้น เลขานุการบริษัท จำเป็นต้องเป็นบุคคลที่มีภาษาอังกฤษอยู่ในระดับที่ดี มิเช่นนั้น การแจ้งเรื่องต่อตลาดหลักทรัพย์อาจล่าช้าและก่อให้เกิดความเสียหายแก่บริษัทได้ อย่างไรก็ตามการพิจารณาจัดตั้ง Company Secretary รวมทั้งขอบเขตอำนาจหน้าที่นั้น ขึ้นอยู่กับการจัดโครงสร้างภายในของบริษัทเป็นสำคัญ อาทิเช่น บริษัทมีหน่วยงานที่ดูแลเกี่ยวกับการลงทุนอยู่แล้ว อาจให้หน่วยงานนั้นรับผิดชอบเรื่อง Investor Relation ด้วยก็ได้ การพิจารณาจัดวางขอบอำนาจจึงจำต้องพิจารณาโดยภาพรวมของบริษัทเป็นสำคัญ